14 ideas eficaces que te ayudarán a optimizar tu tiempo

Cuántas veces te has preguntado ¿Cómo puedo aprovechar mejor mi tiempo? ¿Por qué, entre tanta tarea, no me queda tiempo para mi, ni para mi familia?… Todo esto acaba generándote un gran desgaste de energía y estrés… y aún así ¿continuas haciendo las cosas del mismo modo?

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Si controlas tu tiempo, controlas tu vida

Todos nosotros disponemos de las mismas horas al día (1.440 minutos, 86.400 segundos…), la clave está en gestionarlas adecuadamente, por eso voy a mostrarte, paso a paso y de forma sencilla, las ideas y hábitos que mejor funcionan para administrar tu tiempo de una forma eficaz.

1. El primer paso consiste en dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué objetivos deseo alcanzar en mi vida profesional? (si lo deseas, puedes hacerlo para ámbito personal igualmente).

Ten en cuenta que si no defines adecuadamente tus objetivos, quizá termines alcanzando metas que nada tienen que ver con tu verdadero sentido de la vida.

Aunque puedes establecer el plazo que consideres oportuno, te sugiero que lo hagas a un año vista.

2. Una vez hayas definido tus objetivos, pregúntate ¿Qué pienso hacer para conseguirlos?

De aquí brotarán todas esas ideas importantes, necesarias para poner en marcha los mecanismos que te acercarán a tus objetivos, pero que de una u otra manera has ido postergando en el tiempo.

Guarda este primer listado y pasemos a otra cosa…

3. Haz un segundo listado con todas las tareas que habitualmente “consumen” tu tiempo.

Hoy lo harás con todos tus “quehaceres pendientes”, no obstante, en el día a día, cada noche, debes de realizar este mismo ejercicio para preparar el día siguiente. Esto también te ayudará a relajar tu mente.

4. En realidad, no es el tiempo lo que se gestiona, si no las tareas; así que vuelve a tus listados y organiza cada tarea que has escrito en ellos otorgándole una prioridad:

  1. Urgente
  2. Necesaria
  3. Conveniente
  4. A desarrollar

Las “tareas a desarrollar” son ideas valiosas que se nos pueden ir ocurriendo a lo largo del día, las cuales anotaremos inmediatamente en una libreta o en nuestro smartphone.

Deshecha todas aquellas tareas que no te aportan suficiente valor a la hora de alcanzar tus objetivos.

5. Aplica el principio de Pareto o la regla del 80-20. Esto significa que el 20% de tu trabajo genera el 80% de tus beneficios, o bien, el 20% de tus tareas cotidianas te otorga el 80% de tu satisfacción personal.

Sé realista y date cuenta que no puedes hacer todo en un sólo día, así que detecta ese 20% y habrás dado un paso de gigante en tu gestión el tiempo.

Quizá ahora veas necesario hacer un “retoque” en tus prioridades; si es así, hazlo!

6. Fíjate en cuales son las 5 primeras tareas del día y procura llevarlas a cabo por la mañana, ya que es cuando mayor energía tenemos.

Acomete las tareas siguiendo el orden que les has otorgado, aunque, como es lógico, en cuanto a las citas, deberás seguir manteniendo su horario preestablecido.

Te habrás dado cuenta de que las tareas que te resultan menos gratas son las que has ido postergando en el tiempo, por lo que ahora deberás comprometerte contigo mismo a llevarlas a cabo en su orden natural según su importancia; esto evitará que sigas postergando tareas decisivas para ti.

7. En el día a día, acomete las pequeñas tareas (aquellas que te llevan menos de 5 ó 10 minutos) durante la primera hora de trabajo, justo antes de consultar tu correo.

De este modo estarás eliminando esas pequeñas piedrecillas del camino y tu día discurrirá con mayor fluidez.

8. Si te encuentras con tareas de gran envergadura, difíciles de acometer debido a su tamaño, divídelas en trozos más pequeños, en pequeñas tareas que requieran menos de 30 minutos. Esto permite que dejemos de sentirnos abrumados ante enormes retos que nunca llevaríamos a cabo.

9. Otorga un tiempo específico para cada tarea y especifica el momento del día más adecuado para llevarlas a cabo en ese margen de tiempo (Ej: de 11:00 h. a 12:30 h.) tratándote de ceñirte al programa.

Además de tus tareas específicas del día, existen algunas comunes a todos nosotros que, a buen seguro, te estarán acaparando una gran cantidad de tiempo:

  • Email: revisa tu email 2 ó 3 veces al día, por ejemplo a las 10:00, a las 13:00 y a las 17:30.
  • Redes sociales: los medios sociales son una gran fuente de información, pero también pueden malgastar gran cantidad de tiempo, así que dedícales un máximo de 30 minutos diarios.
  • Llamadas telefónicas: decir algo importante no lleva más de un minuto, así que las conversaciones telefónicas nunca deben superar los 5 minutos de duración. Silencia el móvil durante la ejecución de tareas importantes y devuelve la llamada en un mejor momento para ti.
  • Televisión: estamos ante el “cometiempo” por excelencia. Trata de ver online tus programas favoritos o grabarlos para verlos en diferido (evitando los anuncios) cuando tú lo decidas.

10. Agrupa ideas, tareas o “recados” que puedan llevarse a cabo en un mismo momento, como comprar una revista, lavar el coche y echar gasolina en el mismo acto. El mismo principio lo puedes aplicar a realizar llamadas telefónicas a clientes con un mismo mensaje, etc…

11. Planifica el día (lista diaria) con las tareas que debas realizar al día siguiente, organiza toda la semana (lista semanal) con tareas a realizar a corto plazo y planea tus tareas futuras (lista futura) con todas esas ideas a las que les has asignado “prioridad 4” o tareas a desarrollar.

12. Aprende a decir “No”. Evita distracciones mientras te ocupas de tus tareas. No permitas que otras personas malgasten tu tiempo con sus prioridades, principalmente durante las tareas de máxima concentración.

Si trabajas en casa, recuerda a las otras personas que conviven contigo, que a todos los efectos “estás trabajando”, así que cierra la puerta y céntrate en lo que estás haciendo.

13. Delega todo lo que puedas. Resulta una buena idea intercambiar tiempo y conocimientos profesionales por dinero.

No trates de hacerlo todo tú, ya que siempre habrá una persona específicamente preparada para llevar a cabo tareas que a ti te resultan incómodas o sobre las que poseas pocos conocimientos. Tú conoces tus fortalezas, así que céntrate en ellas y delega lo demás.

14. No es necesario alcanzar la perfección absoluta. Muchas veces perdemos tiempo en detalles insignificantes que nos consumen una gran cantidad de recursos y que sólo apreciamos nosotros.

Busca la excelencia pero sin llegar al extremo.

Sin un plan, serán los acontecimientos los que acaben organizándote el día. Con una estrategia clara de gestión del tiempo lograrás tomar las riendas de tu vida personal y profesional, abriendo cada vez más huecos al ocio y al disfrute.

¡Buena suerte y disfruta de tu tiempo!