7 formas de sacarle el máximo partido a tus reuniones

Uno de los principales problemas a los que todos nos enfrentamos en el día a día, es el de tener que hacer frente a un número cada vez mayor de tareas. Por ello, es cada vez más importante el poder aumentar nuestra productividad.

Si, además, eres autónomo, emprendedor o tienes un puesto de responsabilidad, tendrás la necesidad de tener una comunicación efectiva con el resto de los miembros del equipo, a través de reuniones de trabajo. Y aquí es donde la correcta gestión del tiempo se vuelve imprescindible.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo se puede definir como el proceso mediante el cual una persona invierte las horas disponibles entre las tareas que debe cumplimentar.

A priori, parece algo lógico y fácil de implementar pero la realidad es que, en la mayoría de las ocasiones, no llegamos a ser todo lo productivos que pudiéramos. Esto se debe a que solemos dedicar nuestro valioso tiempo a tareas que no son las prioritarias.

Para subsanar esta falta de productividad es muy útil que apliques en tu organización diaria la matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower en la planificación de tareas

Esta manera de gestionar la productividad se debe al general y presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, famoso por ser un excelente gestor del tiempo y un referente por los éxitos conseguidos y por su alta productividad.

La matriz de Eisenhower clasifica las tareas en cuatro estados:

  • Urgente
  • No urgente
  • Importante
  • No importante

Aquí la clave es saber diferenciar lo urgente de lo importante. Como Eisenhower decía: “Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”

En base a lo anterior las tareas se descomponen en cuatro “cuadrantes”:

1 – Urgente e importante: Hacer.

Son las tareas que no hay que posponer. Se deben ejecutar lo antes posible.

2 – Urgente, pero no importante: Delegar.

Las tareas que hay que realizar ahora pero se las delegamos a otra persona, al no ser importantes.

3- Importante, pero no urgente: Posponer.

Tareas que se pueden posponer para más adelante pero con la previsión de que no se conviertan en urgentes.

4- Ni urgente ni importante: Eliminar

Las tareas menos necesarias. O bien se pueden eliminar o posponer para fechas posteriores.

Aplicando estas acciones en tu día a día verás cómo tu agenda de tareas se simplifica, ganas en productividad y mejora tu eficiencia. Además, lo puedes aplicar para crear reuniones productivas.

¿Qué es una reunión productiva?

Uno de los mantras de Intel, un ejemplo de empresas exitosas es: “Reuniones Productivas crean Empresas Productivas”. Pero, ¿ qué es una reunión productiva?

Se define productividad laboral como el volumen de producción generado por unidad de trabajo en un tiempo determinado.

Por lo tanto una reunión productiva es aquella que consigue los objetivos propuestos en el tiempo acordado y con la satisfacción de los participantes.

¿Cómo organizar una reunión? Es muy importante que todos los componentes tengan claro:

  1. Saber cuál es el propósito de la reunión.
  2. Tener una agenda, haber preparado la reunión de antemano.
  3. Conocer cuál es su rol en la reunión.

Si aplicas con claridad los tres parámetros anteriores, tus reuniones de trabajo conseguirán los objetivos propuestos.

Ahora vamos a ver los pasos para tener reuniones de trabajo altamente productivas.

Cómo sacarle el máximo partido a tus reuniones

reunion1

¿Cómo preparar una reunión de trabajo? Realizar reuniones laborales eficaces y que, además, las personas que asisten se vayan satisfechas, es posible. Para ello debes aplicar los siguientes pasos:

1. Define el objetivo de la reunión:

Asegúrate de que todo el mundo conoce de antemano qué se quiere conseguir exactamente con la reunión de trabajo. Esto hará que el foco se centre en lo verdaderamente importante.

2. Establece límites de tiempos precisos:

Las reuniones tienen que empezar y terminar en el tiempo establecido. Ten en cuenta que el tiempo de los asistentes es muy valioso y que cuanto más se alargue una reunión, menos productiva tiende a ser.

3. Distribuye el orden del día con antelación

En relación con los puntos anteriores, la creación de una agenda u orden del día, que todos los asistentes conozcan de antemano, ayudará mucho al éxito de la reunión.

4. Define los roles de los participantes

Cada asistente debe tener claro cuál es su rol. Tiene que haber un líder que dirija la reunión, pero también hoy otros roles como el moderados, técnico que expone en uno de los temas a tratar, participante, etc.

5. Asegura que sólo asistan a la reunión las personas adecuadas

Ten en cuenta que, cuanto más personas asistan a una reunión de trabajo, menor suele ser su productividad. Que cada uno de los asistentes tenga una utilidad para el tema a tratar es uno de los aspectos clave para conseguir reuniones productivas.

 6. Establece las reglas básicas de comportamiento

Es clave para mantener el foco y evitar distracciones. Por ejemplo, se pueden prohibir los móviles, las bebidas y cualquier elemento que pueda distraer el desarrollo de la reunión.

Igualmente debe estar claro para todo el mundo cuándo se puede interrumpir, hacer una réplica, aportar el punto de vista, hacer preguntas, etc. De esta manera se evita que la reunión se alargue en el tiempo y mejora la eficiencia.

7. Asigna las tareas y puntos de acción para después de la reunión

Nadie quiere estar en una reunión que no sirva para nada. Una reunión productiva genera decisiones. Y éstas decisiones implican unas determinadas acciones asignadas a diferentes personas.

Se debe establecer con claridad quién es el responsable de cada punto y decisión que se tome y cómo se va a realizar el seguimiento de la efectividad de las acciones.

Recuerda que los humanos somos “animales sociales”. De la eficacia de nuestra comunicación y relación con los demás va a depender, en gran medida, el éxito de nuestro trabajo y la calidad de nuestra vida.

Sabe crear reuniones de trabajo productivas y satisfactorias hará que tu negocio genere más oportunidades y consiga los objetivos propuestos. En Anelis hemos ayudado a más de 850 proyectos a mejorar sus resultados. Contáctanos y coméntanos qué necesitas.